Quante volte hai chiuso una call di lavoro senza ricordare bene chi doveva fare cosa? Le riunioni online sono ormai la normalità, ma prendere appunti mentre si parla, si ascolta e si partecipa alla discussione resta difficile. È qui che entrano in gioco i tool AI per riassumere riunioni: assistenti che si collegano a Zoom, Google Meet o Microsoft Teams, trascrivono tutto in tempo reale e generano automaticamente un riassunto con i punti chiave e le azioni da svolgere.

Nel 2026 questi strumenti sono diventati molto più affidabili: capiscono meglio i turni di parola, distinguono i partecipanti, si integrano con CRM e strumenti di project management, e in molti casi offrono anche un assistente a cui puoi fare domande sulla riunione dopo che è finita (“Cosa abbiamo deciso sul budget?”).

In questo articolo trovi una panoramica dei migliori tool AI per meeting notes e trascrizioni disponibili oggi, con funzionalità, punti di forza, limiti e prezzi aggiornati, così puoi scegliere quello più adatto al tuo modo di lavorare.

Indice

Perché usare un tool AI per le riunioni?

Un buon assistente AI per le riunioni ti permette di:

• Restare presente alla conversazione invece di scrivere appunti mentre parli o ascolti.
• Avere una trascrizione ricercabile di tutto ciò che è stato detto, utile per tornare indietro su un dettaglio specifico.
• Ottenere automaticamente action item assegnati alle persone giuste, spesso già collegati a scadenze.
• Condividere riassunti con chi non ha potuto partecipare, senza dover riguardare l’intera registrazione.
• Integrare le note in CRM (HubSpot, Salesforce), strumenti di project management o Slack.

I migliori tool AI per riassumere riunioni nel 2026

Otter.ai

Otter.ai è uno dei nomi storici in questo settore e resta una delle scelte più popolari, soprattutto per chi lavora spesso con Zoom, Google Meet e Microsoft Teams.

Come funziona?

Otter si collega al tuo calendario e si unisce automaticamente alle riunioni programmate come bot partecipante, oppure puoi avviarlo manualmente durante una call. Trascrive in tempo reale, riconosce i diversi speaker e, al termine, genera un riassunto strutturato con punti chiave ed elementi d’azione. È disponibile anche “Otter Chat”, un assistente a cui puoi fare domande sul contenuto della riunione dopo che è finita.

Punti di Forza

• Trascrizione in tempo reale molto accurata, con supporto multilingua
• Riconoscimento degli speaker affidabile anche con più partecipanti
• Intregrazione con molti partners, tra cui Slack, Salesforce, Zapier

Limiti

• Il piano gratuito è limitato a 300 minuti al mese e 30 minuti per conversazione
• Le funzioni avanzate (minuti illimitati, controlli admin) richiedono il piano Pro, del costo di circa 16 euro al mese

Fathom

Fathom si è fatto notare per un piano gratuito molto generoso, il che lo rende un’ottima porta d’ingresso per chi vuole provare questo tipo di strumenti senza spendere subito.

Come funziona?

Fathom si collega al calendario, registra la riunione e produce una trascrizione completa più un riassunto AI con più modelli disponibili (call di vendita, standup, colloqui, ecc.). Include anche “Ask Fathom”, un assistente per fare domande sulle riunioni passate, e la generazione automatica di email di follow-up.

Punti di forza

• Registrazione e trascrizione illimitate anche nel piano gratuito, con storage senza scadenza
• Oltre 15 modelli di riassunto per diversi tipi di riunione
• Generazione automatica di email di follow-up

Limiti

• Nel piano gratuito i riassunti AI avanzati sono limitati a 5 al mese
• Le funzioni avanzate (AI actions, assistente di conversazione) richiedono i piani premium (a partire da 13 euro al mese)
• Allo stato attuale, bisogna installare il programma sul PC

Grain

Grain è pensato soprattutto per team di vendita e customer success che vogliono trasformare le conversazioni con i clienti in clip video da condividere internamente, oltre che in semplici trascrizioni.

Come funziona?

Grain registra e trascrive le riunioni, individua automaticamente i momenti salienti (“highlight”) e permette di creare clip video da condividere con il team per formazione, coaching o documentazione.

Punti di forza

• Creazione di clip video dagli highlight della riunione, utile per coaching e onboarding
• Il piano gratuito determina anche le azioni da intraprendere, a differenza degli altri tool dove è disponibile solo a pagamento

Limiti

• Pensato più per vendite e formazione che per uso generico in azienda
• Il piano gratuito limita le riunioni registrate fino a 45 minuti
• Le funzioni di clip illimitate e CRM avanzato richiedono il piano Starter o superiore (da circa 13 euro al mese)
• Allo stato attuale, bisogna installare il programma sul PC

Le funzioni native di Teams e Google Meet

Prima di guardare ai tool di terze parti, vale la pena sapere che sia Microsoft Teams che Google Meet hanno già una trascrizione integrata. Se lavori già in uno di questi due ecosistemi, potrebbe bastarti senza aggiungere nulla di esterno.

Microsoft Teams

Teams offre “Registra e trascrivi”, una funzione nativa che sincronizza la trascrizione con la registrazione e la timeline dei parlanti.

Come funziona?

• Durante la call, apri il menu con i tre puntini e seleziona “Registra e trascrivi”
• Tutti i partecipanti vengono avvisati automaticamente: non si può attivare di nascosto
• A fine riunione, la scheda Recap mostra la trascrizione completa sincronizzata minuto per minuto, la timeline dei parlanti e i capitoli automatici
• Puoi cliccare su un punto della trascrizione per saltare a quel momento esatto della registrazione

Punti di forza

• Nessun tool esterno da collegare: è già dentro Teams
• Trascrizione sincronizzata con audio/video, utile per riascoltare un passaggio preciso
• Timeline dei parlanti integrata

Limiti

• Gli appunti generati dall’IA (Recap, riassunti automatici) richiedono una licenza Teams Premium o Microsoft 365 Copilot: nessun piano gratuito per questa parte
• Copilot funziona meglio in inglese; il recap multilingue copre solo circa 9 lingue ed è ancora in anteprima pubblica
• Se non attivi anche la registrazione, perdi capitoli e timeline dei parlanti

Google Meet (Gemini)

Google Meet, con Gemini, offre “Take notes for me“, una funzione molto simile pensata per generare un documento completo al posto della sola trascrizione grezza.

Come funziona?

• Avvii la funzione dal menu della call; i partecipanti vengono avvisati con un’icona e una notifica
• Gemini trascrive in tempo reale e cattura automaticamente punti chiave, decisioni e azioni da intraprendere
• A fine riunione genera un Google Doc con riassunto, trascrizione integrale e action item, salvato su Drive
• Un link arriva via email all’organizzatore e a chi ha avviato la presa di appunti

Punti di forza

• Output già strutturato in Google Doc, pronto da condividere o modificare
• Sezione “Decisioni” con stati (Allineato, Da discutere, In disaccordo, Accantonato)
• Estensione alle riunioni in presenza, utile anche senza videochiamata
• Riepilogo “fino a questo momento” per chi entra in ritardo

Limiti

• Richiede un abbonamento Google AI Pro/Ultra o un piano Workspace specifico (Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard/Plus): nessun piano gratuito
• Funziona meglio in inglese; per l’IA nelle riunioni in presenza supporta una lingua sola per sessione, tra otto disponibili (italiano incluso)
• Le riunioni con più lingue parlate contemporaneamente non sono supportate
• Nessun archivio ricercabile su tutte le riunioni passate come nei tool dedicati

Come scegliere il tool giusto per te

Non esiste un unico “migliore” in assoluto: dipende da come lavori.

• Se cerchi uno strumento semplice, versatile e con un buon piano gratuito per iniziare, Otter.ai o Fathom sono ottimi punti di partenza.
• Se vuoi trasformare le conversazioni con i clienti in materiale di formazione (clip video, highlight), Grain è la scelta più naturale.
• Se utilizzi già Microsoft Teams o Google Meet, un upgrade alla licenza ti permette di accedere a queste funzionalità che ti fanno risparmiare molto tempo.

In tutti i casi, ti consiglio di partire dal piano gratuito di due o tre tool, testarli per una-due settimane di riunioni reali, e poi scegliere in base a quale riassunto ti sembra più utile e meno da “correggere a mano”.

FAQ

I tool AI per riunioni funzionano anche in italiano?

Sì, la maggior parte di questi strumenti (Otter.ai, Fathom, Grain) supporta la trascrizione in italiano, anche se l’accuratezza può variare leggermente rispetto all’inglese, soprattutto con accenti marcati o gergo molto tecnico. Ti consiglio di fare un test con una riunione reale prima di affidarti completamente allo strumento.

Questi strumenti registrano davvero tutta la riunione?

Sì, la maggior parte funziona come un bot che si unisce alla call e registra audio (e a volte video) per generare trascrizione e riassunto. È buona norma avvisare i partecipanti che la riunione viene registrata da un assistente AI, anche per motivi di trasparenza e, in alcuni paesi, di obbligo legale.

È sicuro usarli per riunioni con dati sensibili?

Dipende dal tool e dal piano. I piani Enterprise offrono generalmente garanzie più solide (SSO, conformità, storage privato). Se lavori con dati sensibili o clienti regolamentati, verifica sempre la policy sulla privacy e la conservazione dei dati del fornitore prima di usarlo per quel tipo di riunioni.

Qual è il tool più economico per iniziare?

Se stai cercando il piano gratuito più generoso, Fathom offre trascrizioni e registrazioni illimitate anche senza abbonamento, con solo un limite sui riassunti AI avanzati (5 al mese). È un buon punto di partenza se vuoi provare senza impegno.